Kita-Verwaltung, neu gedacht
Ihre ganze Kita – organisiert an einem Ort.
Dienstplan, Urlaub, Belegung, Personalschlüssel und die Kommunikation mit Team und Eltern – in einer modernen, sicheren Web-App. Statt verstreuter Excel-Listen und Zettel führen alle Aufgaben in einem System zusammen.
Speziell für deutsche Kitas · DSGVO-konform · ohne App-Zwang für Eltern
Schluss mit dem Flickenteppich
Dienstpläne in Excel, Urlaubsanträge auf Papier, Belegungslisten in drei verschiedenen Dateien – und am Monatsende rechnet jemand den Personalschlüssel von Hand nach. Das kostet Zeit, ist fehleranfällig und bei einer Prüfung schwer nachzuweisen.
Kitavio ersetzt diese Einzellösungen durch eine aufeinander abgestimmte Plattform – jede Information nur einmal gepflegt, überall aktuell.
Alles, was Ihre Einrichtung täglich braucht
Modular aufgebaut – Sie schalten frei, was Sie brauchen. Alle Bereiche arbeiten mit denselben Daten.
Dienstplanung
Mitarbeiter, Wochenarbeitszeiten und Gruppen sauber planen – mit Tagesplan, Vertretungen und Übersicht der geplanten Zeiten je Mitarbeiter.
Urlaubsverwaltung
Urlaubsanträge digital stellen, genehmigen und im Konto nachverfolgen. Saldo und Kalender immer aktuell.
Belegungsplanung
Kinder, Gruppen, Warteliste, Eingewöhnung und Belegungsprognose – inklusive Auswertungen für die Zukunftsplanung.
Personalschlüssel
Fachkraft-Quote und Personalschlüssel im Blick, mit Tagesverlauf und Warnhinweisen. Ausgelegt auf die Anforderungen in Rheinland-Pfalz.
Kostenverwaltung
Kostenstellen, Rechnungen, Budget-Übersicht und Jahresprognose an einem Ort.
Anwesenheit & Mittagessen
Tägliche Anwesenheit und Essensteilnahme erfassen – mit Monatsabrechnung und Export.
Fortbildungen & Unterweisungen
Pflichtfortbildungen und Unterweisungen dokumentieren, Fristen im Blick behalten, Nachweise verwalten.
Kommunikation mit Eltern & Team
Schwarzes Brett, Abwesenheitsmeldungen, persönliche Nachrichten und Team-Chat – im Browser und in der Begleit-App.
Berichte & Auswertungen
Belegungs-, Personal-, Fortbildungs- und Jugendamt-Berichte auf Knopfdruck, als PDF oder Excel.
Bedarfsanalyse
Betreuungsbedarf strukturiert bei den Eltern abfragen, Kampagnen auswerten und Trends über mehrere Abfragen verfolgen.
Eltern-Portal & Begleit-App
Eltern melden Abwesenheiten und lesen Infos im Browser, Ihr Team hat alles per App dabei – inklusive Push.
Rollen & Rechte
Granulares Rechtesystem: pro Rolle und pro Person genau festlegen, wer was sehen und tun darf.
Warum Einrichtungen sich für Kitavio entscheiden
Datenschutz ernst gemeint
Jede Einrichtung arbeitet streng getrennt in ihrem eigenen, isolierten Datenbestand. Sensible Daten werden verschlüsselt gespeichert, jeder Zugriff ist über ein fein einstellbares Rollen- und Rechtesystem geregelt und protokolliert.
Rollen, die zu Ihrem Team passen
Leitung, Verwaltung, Erzieherinnen und Träger sehen genau das, was sie sehen dürfen – frei konfigurierbar pro Rolle und sogar pro einzelner Person.
Eine Plattform für alle
Personal, Leitung, Träger und Eltern – ein System, ein Zugang. Eltern können Abwesenheiten melden und Infos abrufen, ohne dass jemand zum Telefon greifen muss.
Auch unterwegs
Mit der Kitavio-Begleit-App haben Ihre Mitarbeitenden Dienstplan, Schwarzes Brett und mehr direkt auf dem Smartphone.
Für wen
Für die Leitung
Weniger Verwaltungsaufwand, alle Zahlen für Aufsicht und Träger jederzeit griffbereit.
Für die Verwaltung
Kosten, Belegung und Abrechnungen ohne Excel-Chaos.
Für das Team
Dienstplan, Urlaub und Infos auf einen Blick – am PC oder per App.
Für Eltern
Wichtige Infos der Einrichtung und einfache Abwesenheitsmeldung, ohne App-Zwang auch im Browser.
Ihre Daten gehören Ihnen
Kitavio ist für den Schutz personenbezogener Daten gebaut: strikte Mandanten-Trennung, Verschlüsselung sensibler Felder, rollenbasierte Zugriffe und ein lückenloses Audit-Protokoll, das festhält, wer wann was getan hat. Entwickelt nach den Anforderungen der DSGVO.
Häufige Fragen
Brauchen wir technisches Vorwissen?+
Nein. Kitavio läuft im Browser, die Bedienung ist auf den Kita-Alltag ausgelegt. Bei der Einrichtung unterstützen wir Sie.
Können Eltern ohne App teilnehmen?+
Ja. Eltern können alles auch im normalen Web-Browser nutzen; die App ist ein zusätzliches Angebot.
Sind unsere Daten von anderen Einrichtungen getrennt?+
Vollständig. Jede Einrichtung hat ihren eigenen, isolierten Datenbestand – Daten anderer Kitas sind technisch nicht erreichbar.
Ist Kitavio für Rheinland-Pfalz geeignet?+
Ja, der Personalschlüssel und die zugehörige Statistik sind auf die rheinland-pfälzischen Vorgaben ausgelegt. Weitere Bundesländer nach Bedarf.
Was kostet Kitavio?+
Sprechen Sie uns an – wir finden ein passendes Modell für Ihre Einrichtungsgröße.
Lernen Sie Kitavio kennen.
Wir zeigen Ihnen in einer kurzen, unverbindlichen Demo, wie Kitavio den Alltag Ihrer Einrichtung erleichtert.